Bạn là chủ quán cafe nhưng rất bận rộn, không thể thường xuyên có mặt ở quán để giám sát mọi hoạt động kinh doanh được. Vậy, làm thế nào để quản lý quán cafe từ xa? Đừng lo! Ngay sau đây, Nội Thất Trường Sa sẽ mách bạn 5+ cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả nhất, cùng theo dõi nhé!
MỤC LỤC
Cách quản lý nhân viên quán cafe từ xa
Mở được quán cafe đã rất gian nan, làm sao để giám sát hoạt động kinh doanh từ xa, mà vẫn mang lại lợi nhuận cao lại càng khó hơn nữa. Lúc này bạn cần tìm cách quản lý quán cafe từ xa một cách trơn tru nhất. Vậy thì hãy bắt đầu từ việc quản lý nhân viên nhé.
Phân công lịch làm việc rõ ràng cho từng nhân viên
- Để quản lý quán cafe từ xa một cách hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần làm là sắp xếp, phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên sao cho chi tiết nhất. Khi có lịch làm việc rõ ràng, nhân viên sẽ nắm được nhiệm vụ của mình phải thực hiện. Từ đó, chủ kinh doanh sẽ biết cách quản lý quán cafe từ xa phù hợp nhất.
- Bạn hãy đặt ra một bảng nội quy nhân viên quán cafe để mọi nhân viên tuân theo, đồng thời lập một bảng kế hoạch công việc cụ thể, bao gồm: Thời gian làm việc, nhân viên thực hiện, mô tả chi tiết công việc, kết quả công việc,…. cho từng nhân viên từ bảo vệ, nhân viên phục vụ, pha chế hay thu ngân đều phải thực hiện đúng quy trình.
- Bên cạnh đó, bạn hãy thường xuyên họp mặt nhân viên theo tuần hoặc tháng để đánh giá hiệu quả công việc. Đồng thời, lập kế hoạch đào tạo kỹ năng và chuyên môn cho nhân viên (Theo tháng, theo quý) có thể bằng hình thức online hoặc trực tiếp tại cửa hàng, để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Tìm một nhân sự giám sát mọi công việc tại quán
- Nếu bạn quá bận rộn khi phải quản lý nhiều chuỗi cửa hàng khác nhau, thì việc tìm một nhân viên giám sát dưới quyền cực kỳ quan trọng. Bạn hãy ưu tiên tìm một người có kinh nghiệm quản lý, giám sát trong lĩnh vực kinh doanh quán cafe. Đồng thời, người đó phải có năng lực, có đạo đức và trách nhiệm trong công việc, khiến cho bạn tin tưởng tuyệt đối.
- Tuy nhiên, khi thuê một người có thể đảm nhận mọi công việc tại quán, bạn sẽ phải chi trả một mức lương khá lớn, tương xứng với năng lực của họ.
Lắp đặt hệ thống camera giám sát
- Lắp đặt hệ thống camera giám sát cũng là một cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả. Bạn hãy lắp camera ở khu vực quầy bar – thu ngân, khu vực bếp, khu vực phục, để kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động kinh doanh tại quán.
- Khi có camera giám sát, đó như một lần nhắc nhở nhân viên hãy làm việc chuyên nghiệp hơn, tránh tình trạng gian lận hay xảy ra mâu thuẫn với khách hàng. Thông qua việc giám sát quán cafe bằng camera, chủ quán sẽ kiểm soát chặt chẽ được mọi thao tác của nhân viên cũng như biết được lượng khách ghé quán của bạn hằng ngày như thế nào.
- Ngoài ra, thông qua hệ thống camera bạn có thể xác định mọi vấn đề vận hành hoặc các sai sót, từ đó tìm cách khắc phục kịp thời. Điều này có thể giúp cải thiện hiệu quả công việc, đem lại sự hài lòng cho khách hàng khi đến quán của bạn.
Cách quản lý đơn hàng và nguyên liệu quán cafe hiệu quả
Làm thế nào để quản lý đơn hàng và giám sát nguyên liệu quán cafe hiệu quả? Nội Thất Trường Sa xin chia sẻ với bạn như sau:
Cách quản lý đơn hàng từ xa
- Đối với các chủ đầu tư không trực tiếp có mặt tại quán cafe, không biết hằng ngày mình đã bán được bao nhiêu đơn hàng, tỷ lệ đơn hàng qua các kênh như thế nào? Nếu không có cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả, sẽ rất khó để nắm được tình hình kinh doanh của mình.
- Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng như: POSApp, Kiot Viet, Vtex cafe, iPOS, MISA CukCuk,… để theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng từ xa. Thông qua các ứng dụng này, bạn sẽ thực hiện được các thao tác như: thanh toán đơn hàng, in hóa đơn, làm báo cáo thu – chi,… giúp cho việc quản lý quán cafe từ xa một cách dễ dàng, hiệu quả hơn.
Cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả nhất
- Bước đầu tiên để quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả nhất là chủ quán nên phối hợp với nhân viên pha chế để nắm được thực trạng nguyên liệu đang tồn trong kho như thế nào? Nhân viên sẽ có trách nhiệm ghi chép, kiểm kê nguyên liệu và báo cáo lại với chủ quán bất cứ khi nào họ yêu cầu. Phối hợp chặt chẽ với nhân viên pha chế chính là cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả mà chủ kinh doanh nào cũng cần nắm được.
- Thứ hai, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Sử dụng phần mềm này thường cung cấp cho bạn các tính năng như theo dõi nguyên liệu còn tồn trong kho, nhận thông báo về lượng hàng tồn ít hoặc báo cáo lượng hàng sắp đến ngày hết hạn và cho phép bạn đặt nguyên liệu từ xa,…. Khi áp dụng phương pháp này, đảm bảo rằng quán cafe của bạn có nguồn nguyên liệu ổn định và bạn cũng dễ dàng phối hợp với các nhà cung cấp, để có thể đặt hàng và giao hàng từ xa.
- Bằng 2 cách thực hiện trên, chắc chắn sẽ là cách quản lý quán cafe từ xa vô cùng hiệu quả. Khi đã giám sát được nguyên liệu tồn kho, hoạt động kinh doanh sẽ ko bị gián đoạn và giảm thiểu tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt nguyên liệu trong những ngày cao điểm.
>>> Có thể bạn quan tâm: Cách trang trí quán cafe đẹp, độc đáo và hút khách nhất
Cách quản lý quán cafe từ xa bằng kiểm soát thu – chi hằng ngày
- Việc kiểm soát thu chi hằng ngày là rất quan trọng. Đặc biệt là vào các ngày cao điểm, nếu không quản lý tốt rất dễ bị thiếu hụt, nhầm lẫn trong việc thu – chi ngân sách. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, bao gồm: Nhân viên trả tiền nhầm cho khách, nhân viên quên thu tiền trong lúc quá đông khách, nhân viên gian lận trong khi mua nguyên liệu,… Những sai sót này nếu không được quản lý chặt chẽ rất dễ ảnh hưởng tới doanh thu quán cafe, thậm chí còn khiến cho việc kinh doanh thua lỗ.
- Cách quản lý quán cafe từ xa toàn diện, tối ưu nhất là bạn hãy lưu lại tất cả các báo cáo thu – chi hằng ngày thông quan phần mềm quản lý chi tiêu. Có như vậy bạn mới dễ dàng kiểm tra được doanh số bán hàng, mà không sợ bị thất thoát. Nếu bị lệch số liệu trên phần mềm với số tiền thực tế thu, bạn hãy yêu cầu nhân viên giải trình ngay.
Không thể bỏ lỡ: Cách tăng doanh thu quán cafe đơn giản mà cực kì hiệu quả
“Mẹo” quản lý quán cafe tuy đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao
Ngoài các cách quản lý quán cafe từ xa mà Nội Thất Trường Sa đã chia sẻ trên, bạn có thể ứng dụng một số cách sau đây để quán cafe của bạn hút khách hơn.
-
- Phục vụ thêm nước mát: Ngoài các món đồ uống mà khách hàng order ra, bạn hãy rót thêm một cốc nước mát cho khách. Đây là một việc nhỏ, nhưng khách hàng sẽ cảm thấy mình được quan tâm và đây cũng là cách để tạo ấn tượng tốt. Đồng thời, thể hiện sự chuyên nghiệp của nhân viên.
- Dắt xe cho khách: Hãy thể hiện sự quan tâm, chu đáo của mình bằng cách dắt xe cho khách, đặc biệt là đối với khách hàng nữ. Điều này cho thấy phong cách phục vụ quán cafe của bạn thật sự lịch thiệp.
- Luôn có thái độ phục vụ nhiệt tình, niềm nở: Hãy rèn luyện những kỹ năng làm việc cho nhân viên từ những việc nhỏ như: cúi chào, nói lời cảm ơn, tươi cười, đây là những thái độ của một nhân viên phục vụ quán cafe cần phải có.
- Thanh toán nhanh và chính xác: Dù trước đó thái độ phục của nhân viên có nhiệt tình, đồ uống ngon nhưng khâu thanh toán chậm, gây nhầm lẫn, sai sót sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu và khả năng cao không quay lại quán của bạn. Vì vậy, hãy thực hiện thao tác thanh toán nhanh chóng, chính xác đây là bước cuối cùng để bạn ghi điểm trong lòng khách hàng.
- Đảm bảo vệ sinh mọi lúc, mọi nơi: Dù bạn quản lý quán cafe từ xa, nhưng bằng mọi cách bạn phải thường xuyên nhắc nhở nhân viên luôn rửa sạch ly, cốc trước và sau khi khách sử dụng. Bên cạnh đó, bàn ghế cafe hay các đồ nội thất khác cần phải lau chùi thường xuyên tránh để bám bụi, bẩn. Vì chẳng khách hàng nào muốn thưởng thức ly cafe trong một không gian không được sạch sẽ, gọn gàng cả.
Hy vọng, với những cách quản lý quán cafe từ xa mà Nội Thất Trường Sa chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn biết cách quản lý hiệu quả và đạt được nhiều thành công trong kinh doanh. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy cùng chúng tôi chia sẻ rộng rãi hơn để mọi người cùng biết đến nhé!
