Cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả

Mở quán cafe đã rất gian nan nhưng để quản lý quán cafe hiệu quả lại càng khó gấp trăm lần. Bài viết hôm nay, Nội Thất Trường Sa sẽ hướng dẫn cho bạn những cách quản lý quán cafe bao gồm: cách quản lý nguyên liệu quán cafe, cách quản lý tài chính quán cafe, quản lý nhân viên phục vụ và quản lý thu chi nội bộ.

1. Cách quản lý nguyên liệu quán cafe

1.1.Những điểm khó khăn khi quản lý nguyên liệu quán cafe

Phải nói rằng, nguyên liệu quán cafe tương đối khó kiểm soát, nhất là với mô hình kinh doanh đồ uống hiện nay. Vì nếu bản thân người chủ không có kiến thức và kinh nghiệm pha chế thì sẽ rất dễ xảy ra tình trạng đặt mua thừa hoặc thiếu nguyên liệu.

Ví dụ: một ly sinh tố bơ có định lượng là 200g bơ và trung bình 1kg quả bơ sẽ pha được 5 ly sinh tố. Tính trung bình một ngày bán được 5 ly sinh tố mà bạn đặt tận 2kg bơ thì sẽ dư.

Nhiều người chủ quán cafe khi mới bắt đầu kinh doanh, đôi lúc nhập thiếu nguyên liệu nên khách bỏ đi. Hay có những ngày bước vào quầy bar đã thấy vài loại trái cây bị hỏng do khâu bảo quản chưa tốt.

cách quản lý quán cafe
Cách quản lý quán cà phê của bạn sẽ quyết định đến doanh thu, lợi nhuận của quán

Bởi vậy cách quản lý nguyên liệu quán cafe không chỉ dừng ở việc nhập vừa đủ nguyên liệu mà còn phải tìm cách bảo quản tốt nguyên liệu.

Khi đặt hàng nguyên liệu thì nên cân nhắc món đồ uống nào bán chạy và món nào bán chậm. Những món được nhiều người đặt thì nên mua nhiều nguyên liệu. Ngược lại những món bán chậm thì nên đặt ít.

1.2.Những cách để tối ưu hóa việc quản lý nguyên liệu quán cafe

Cuối ngày cần kiểm tra lại xem quầy bar còn thừa hay thiếu món gì. Sau đó báo kế toán đặt để hôm sau kịp có hàng bán. Đây cũng là cách quản lý quán cafe bài bản được nhiều người áp dụng.

Thứ 7 và chủ nhật thường sẽ đông khách hơn bình thường nên bạn cần tính toán sao cho thật hợp lý để đặt nguyên liệu cho những ngày đó.

cách quản lý quán cafe

Trái cây luôn được bảo quản trong ngăn mát của tủ lạnh và để ở những nơi cao, thoáng mát. Tránh trường hợp có gián và chuột xâm hại.

Bạn cần nhớ kỹ vấn để nguyên liệu sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc thu chi nội bộ của quán. Hơn nữa, cách quản lý nguyên liệu quán cafe còn nói lên trách nhiệm quản lý của người chủ quán cafe.

Nhân viên pha chế sẽ phụ trách ghi chép vào sổ hoặc nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính để quản lý và báo cáo bất cứ lúc nào cho chủ quán cafe.

Nếu như trước đó, bạn phải mất thời gian và công sức để tính lãi lỗ mỗi ngày thì nay việc quản lý nguyên liệu một cách có hệ thống sẽ tránh được tình trạng sai sót và thất thoát trong quá trình kinh doanh.

Đây là cách quản lý quán cafe hiệu quả mà chủ quán nào cũng phải nằm lòng trước khi có ý định mở quán.

cách quản lý quán cafe
Cách quản lý 1 quán cafe hoạt động một cách hiệu quả không hề khó như nhiều người vẫn tưởng

2. Cách quản lý nhân viên quán cafe khiến khách cảm thấy hài lòng

Khi có một khách hàng bước vào, toàn bộ nhân viên trong quán đều cúi đầu chào, trong khi một bạn nhân viên phục vụ sẽ dẫn khách đến quầy order món một cách lịch sự thì chắc hẳn vị khách ấy sẽ cảm thấy rất hài lòng. Xác suất mà họ quay trở lại quán cafe của bạn cũng sẽ cao hơn. 

2.1. Cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả

Nhân sự là yếu tố cực kỳ quan trọng trong kinh doanh quán cafe. Đặc biệt thái độ phục vụ chuyên nghiệp của nhân viên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng. 

cách quản lý quán cafe
Cách quản lý nhân viên quán cafe tốt sẽ khiến cho việc kinh doanh trở nên thuận lợi, tránh thất thoát tiền hàng

Trong khi làm việc, mỗi nhân viên dù ở bất kỳ vị trí nào cũng phải sẵn sàng hỗ trợ cho nhau.

Vì vậy, cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả nhất là bạn cần đặt ra một bảng nội quy và nhiệm vụ của từng vị trí công việc.

Những bộ phận như: phục vụ, pha chế, bảo vệ hay thu ngân đều cần có quy định riêng về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mình trong công việc.

Việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của từng người sẽ khiến chủ quán có thể dễ dàng nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên. Từ đó đưa ra những cách quản lý quán cafe phù hợp hơn. 

cách quản lý quán cafe
Cách quản lý quán cafe hiệu quả là phải chú trọng đến quản lý nhân sự

2.2. Quản lý nhân viên chặt chẽ – cách quản lý quán cà phê hiệu quả

Bên cạnh đó, bạn có thể xây dựng những chương trình đánh giá nhân viên định kỳ theo tháng, theo quý để có chế độ thưởng phạt công minh nhằm thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của từng người.

Quản lý con người luôn là một việc không hề dễ dàng. Do vậy người chủ cần phải biết cách dung hòa cảm xúc, hiểu được nhân viên của mình và tìm cách quản lý họ sao cho hiệu quả.

Cách quản lý nhân viên quán cafe tốt nhất là hãy đối xử công bằng với từng người. Những lúc nhân viên làm sai thì thay vì la mắng và có hình thức xử phạt thì hãy nhẹ nhàng nói chuyện trước, cho họ cơ hội để rút kinh nghiệm lần sau. 

Đây là cách quản lý quán cafe vừa cương vừa nhu được rất nhiều người áp dụng. Bạn muốn tìm hiểu cách quản lý chuỗi cafe cũng đừng bỏ qua phương pháp này nhé.

3. Cách quản lý quán cafe từ xa bằng phần mềm hiện đại

Làm chủ quán cafe thật không dễ dàng vì bạn phải lo toan, chu toàn mọi thứ. Nhưng chẳng lẽ bạn phải chăm chăm ở quán suốt để quản lý hết thảy nhân viên và việc kinh doanh hay sao. Làm thế nào để chu toàn được công việc và cuộc sống.

cách quản lý quán cafe
Cách quản lý chuỗi cafe hiệu quả nhất là sử dụng phần mềm thông minh

Hiện nay, rất nhiều quán cafe đã áp dụng công nghệ hiện đại trong việc quản lý nhân sự và quản lý bán hàng bằng các phần mềm chuyên nghiệp. 

Chỉ bằng những thao tác đơn giản, yêu cầu duy nhất mà bạn phải đáp ứng là có kết nối mạng internet là bạn đã có thể dùng chiếc điện thoại hoặc máy tính của mình để xem lại tất cả báo cáo kinh doanh theo ngày, theo tháng và theo quý.

4. Một số cách quản lý quán cafe hiệu quả, đơn giản

Để tạo ấn tượng với khách hàng và khiến họ quay trở lại với quán thì bạn cần nhớ những cách quản lý một quán cafe hiệu quả sau đây. Tuy nhỏ nhặt nhưng sẽ để lại ấn tượng rất tốt cho khách hàng.

4.1. Phục vụ thêm nước mát

Dù khách hàng là ai thì họ đều thích được quan tâm và họ đều thích những gì miễn phí. Chỉ đơn giản là mời một ly nước mát trong thời gian chờ đợi, khách hàng của bạn sẽ hài lòng vì sự thân thiện và chuyên nghiệp của nhân viên. 

cách quản lý quán cafe
Muốn biết cách quản lý nhân viên quán cafe như thế nào mới hiệu quả bạn có thể tham khảo những người đi trước

Lâu lâu, phục vụ có thể dạo một vòng châm thêm trà cho khách. Chỉ bằng một vài hành động nhỏ cũng khiến cho khách hàng của bạn cảm thấy hài lòng.

4.2. Kiên nhẫn khi khách gọi đồ – cách quản lý nhân viên quán cafe chuyên nghiệp

Quán cafe là nơi khách hàng có thể thư giãn và trải nghiệm. Vì vậy đừng tỏ ra sốt ruột và khó chịu khi khách gọi đồ lâu.

Thay vào đó, hãy gợi ý đồ uống cho khách và tư vấn cho họ đâu là món đặc trưng của quán, món nào sẽ phù hợp với nhu cầu của họ. 

Bằng cách này, khách có thể lựa chọn đồ uống một cách nhanh hơn đồng thời họ đánh giá được sự chu đáo và nhiệt tình của nhân viên phục vụ. 

cách quản lý quán cafe

4.3. Dắt xe cho khách

Thông thường, quán cafe nên có bảo vệ trông giữ xe và sẵn sàng dắt xe cho khách. Cách này sẽ khiến khách hàng đánh giá cao về sự tận tình và lịch thiệp trong phong cách phục vụ của quán.

4.4. Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết

Khi một nhân viên nhớ tên khách hàng, thậm chí là sở thích và thói quen ăn uống của họ, vị khách ấy sẽ cảm thấy được coi trọng và gắn bó với quán lâu dài hơn.

Ví dụ: Chào chị Mai, chị vẫn dùng nước cam ép như mọi khi chứ ạ?”. Khách hàng sẽ cảm thấy mình quan trọng và được quan tâm nên nhân viên mới nhớ tên và sở thích của mình như vậy.

Họ sẽ chẳng ngại giới thiệu quán cafe của bạn cho người thân, bạn bè của mình.

cách quản lý quán cafe
Cách quản lý quán cà phê

4.5. Cập nhật thường xuyên những loại đồ uống mới

Nếu chỉ sử dụng duy nhất một menu cho quán thôi thì về lâu dài sẽ gây cảm giác nhàm chán cho khách hàng. 

Cách quản lý quán cà phê tốt nhất là bạn nên thường xuyên cập nhật các món đồ uống mới hoặc thử pha chế một món đồ uống cũ theo phong cách mới.

Điều này sẽ thu hút và níu chân khách hàng đến với quán của bạn. Đây cũng là cách quản lý cà phê hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua.

4.6. Quảng cáo – cách quản lý quán cafe hiệu quả

Hiện nay, rất nhiều chủ quán cafe lựa chọn quảng cáo cho quán của mình thông qua mạng xã hội như Facebook, zalo, instagram, tik tok…

Nhờ đó mà những quảng cáo này sẽ kích thích sự tò mò và thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Bạn có thể thường xuyên đăng bài và duy trì sự tương tác với khách hàng trên các nền tảng xã hội để thương hiệu của bạn đến gần hơn với khách hàng.

cách quản lý quán cafe

Nội dung bài viết cần thay đổi thường xuyên, chủ yếu tập trung vào các bài viết về sản phẩm, review của khách hàng, các chương trình hoạt động và chương trình ưu đãi, giảm giá hấp dẫn.

4.7. Đảm bảo vệ sinh mọi lúc, mọi nơi – Cách quản lý quán cà phê thông minh

Chẳng khách hàng nào muốn uống trong những ly nước bẩn hay phát hiện sợi tóc trong ly. Một quầy bar luộm thuộm, không được sắp xếp gọn gàng sẽ để lại ấn tượng xấu trong mắt khách hàng. 

Những việc mà bạn cần làm để cải thiện vấn đề này chính là việc nhắc nhở nhân viên pha chế, phục vụ luôn rửa sạch ly, cốc trước và sau khi khách sử dụng.

Giữ nơi pha chế sạch sẽ và vệ sinh dụng cụ pha chế một cách thường xuyên.

Không gian quán cafe như bàn ghế, sàn nhà cần được lau chùi thường xuyên. Dù bạn có một hay một chuỗi quán cafe đều phải thực hiện cách quản lý quán cafe này để giữ khách.

cách quản lý quán cafe
Cách quản lý quán cafe hiệu quả nhất là phải có chiến lược kinh doanh và quản lý quán một cách bài bản

4.8. Luôn giữ thái độ phục vụ thân thiện, niềm nở

Hãy luôn nhiệt tình và niềm nở khi khách đến. Cúi chào và nói lời cảm ơn khi khách hàng rời đi. Đây chỉ là những hành động nhỏ nhưng thể hiện được cách ứng xử và thái độ chuyên nghiệp của nhân viên trong quán.

4.9. Thanh toán nhanh và chính xác

Việc thanh toán được coi là một bước cực kỳ quan trọng trong việc gây ấn tượng với khách hàng. Dù đồ uống có ngon, phục vụ có tốt nhưng nếu khâu thanh toán có vấn đề thì khách hàng vẫn sẽ rời đi với tâm trạng không thoải mái và để lại ấn tượng không hề tốt đẹp về quán của bạn.

cách quản lý quán cafe

Nếu có thể, hãy đầu tư thêm máy bán hàng để giúp việc thanh toán trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Đây cũng là cách quản lý quán cafe hiệu quả để tránh hao hụt và thất thoát.

Tóm lại để quản lý tốt một quán cafe không hề đơn giản và nó được xem là cả một nghệ thuật mà chủ quán cần phải học hỏi, trau dồi, tích lũy thường xuyên. 

Hy vọng rằng với cách quản lý 1 quán cafe mà Nội Thất Trường Sa chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn biết cách quản lý quán cà phê của mình hiệu quả đồng thời đạt được nhiều thành công trong kinh doanh.

>>>Xem ngay: Kế hoạch kinh doanh quán cafe cho người mới bắt đầu

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *