Quy trình setup quán cafe nhỏ như thế nào? Để mở quán cà phê cần chuẩn bị những khoản chi phí gì? Đó là những câu hỏi mà chủ quán cafe tương lai hay thắc mắc trước khi bắt tay vào kinh doanh. Việc mở quán cafe đòi hỏi cần có nhiều kiến thức cũng như kế hoạch rõ ràng. Hiểu được những băn khoăn này, Nội Thất Trường Sa xin giải đáp các câu hỏi trên qua bài viết dưới đây.
MỤC LỤC
Những lưu ý quan trọng trước khi setup quán cafe nhỏ
Trước khi setup quán cafe nhỏ, các chủ kinh doanh cần lên kế hoạch chi tiết, không được tùy tiện mà cần chú ý các yếu tố sau:
Setup quán cà phê cần dựa trên chi phí định đầu tư và mục tiêu kinh doanh
Có rất nhiều chủ quán cafe kinh doanh cafe chỉ vì đam mê, họ muốn setup một quán cafe riêng để làm “chốn đi về”, những quán này sẽ thể hiện đậm nét phong cách cá nhân của họ. Còn nếu bạn mở quán cà phê với mục tiêu kiếm lời, lúc này việc setup quán cafe nhỏ cần tuân thủ mục tiêu kinh doanh cũng như chi phí định đầu tư ban đầu. Thông thường chi phí dành cho thiết kế không nên chiếm quá 30%. Ví dụ bạn có 100 triệu, mà phần thiết kế đã vượt quá 30 triệu thì sẽ không đảm bảo cho các khoản chi phí cho các hạng mục khác.
Định hình trước loại hình kinh doanh cho quán cafe nhỏ
Để xác định loại hình kinh doanh quán cafe nhỏ, thì bạn cần hướng đến đối tượng khách hàng mục tiêu là ai? Bạn muốn tạo một không gian thư giãn cho khách thưởng ngoại hay bạn muốn tạo quán cafe sách yên tĩnh? Hoặc quán cafe phê của bạn hướng đến các bạn trẻ yêu âm nhạc? Mỗi đối tượng khách hàng sẽ tạo nên một phong cách thiết kế quán cafe khác nhau.
Tìm hiểu trước mặt bằng setup quán cafe
Trước khi setup quán cafe nhỏ bạn nên tìm hiểu kỹ mặt bằng có phù hợp với quy mô quán và ý tưởng thiết kế của bạn hay không? Bạn phải thỏa thuận những thay đổi khi thiết kế quán cafe với chủ nhà trước khi quyết định ký hợp đồng thuê mặt bằng. Nếu không sẽ rất khó nếu bạn muốn sửa chữa, đập đi xây lại hay việc bố trí thêm sàn gác trong nhà của họ.
Để setup quán cafe cần đầu tư những khoản chi phí nào?
Thực tế có rất nhiều vấn đề mà bạn phải làm trong quá trình setup quán cafe nhỏ. Bao gồm các khâu từ đưa ra ý tưởng đến ngày khai trương quán cafe. Thuê mặt bằng, trang trí, mua nguyên vật liệu, mua bàn ghế,… Tất cả đều là những khâu quan trọng trong quá trình setup quán cà phê nhỏ, đẹp.
- Chi phí thuê mặt bằng: Chi phí thuê mặt bằng thường bao gồm: tiền thuê mặt bằng hằng tháng, tiền tu sửa, cải tạo,… Nếu bạn muốn setup quán cà phê nhỏ thì bạn nên chọn vị trí, địa điểm thuê mặt bằng với mức giá vừa phải, giá khoảng 7- 10 triệu đồng/tháng là phù hợp. Nếu bạn đã có sẵn mặt bằng thì sẽ bỏ qua được khoản chi phí này.
- Chi phí mua trang thiết bị cơ bản: Trang thiết bị quán cafe nhỏ bao gồm: tủ lạnh, máy xay, máy pha cà phê, máy đánh kem, máy xay sinh tố, ly, cốc, máy làm đá, máy POS bán hàng,… Tất cả những thiết bị, dụng cụ này đều rất quan trọng và tốn khá nhiều chi phí, cho nên bạn có thể bỏ ra khoảng 30% vốn để đầu tư.
- Chi phí trang trí nội thất: Nội thất cho quán cafe nhỏ bao gồm: bàn, ghế, máy lạnh, hệ thống âm thanh, chiếu sáng, tranh ảnh, vật dụng vệ sinh,… Về thiết kế phong cách quán cafe nhỏ, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng, loại hình quán cafe, bạn sẽ trang trí sao cho phù hợp, bắt mắt để thu hút khách hàng. Nếu bạn setup quán cà phê nhỏ thì chi phí đầu tư cho nội thất tốt nhất là 30% so với tổng số vốn hiện có.
- Chi phí mua nguyên liệu: Chi phí mua nguyên vật liệu bao gồm: sữa, đường, cafe, trái cây, siro, bạc hà, bột quế,… Chi phí setup quán cafe nhỏ thường không tốn nhiều nhưng đòi hỏi nguyên vật liệu phải chất lượng, luôn tươi mới, nên số vốn cần bỏ ra dao động khoảng 4 – 6 triệu đồng/tháng.
- Các khoản chi phí khác: Ngoài các khoản chi phí kể trên thì có những chi phí khác bao gồm: thuê nhân viên, thủ tục đăng ký kinh doanh, chi phí Marketing, tiền điện, nước, wifi, … Khoản chi phí này không hề nhỏ, cho nên khi bạn quyết định kinh doanh nên tìm hiểu kỹ để có phương án dự trù kinh phí phù hợp.
>>> Tham khảo ngay: 299+ mẫu thiết kế quán cafe nhỏ đẹp, giá rẻ
Quy trình setup quán cafe cơ bản nhất định phải biết
Sau khi đã nắm được các khoản chi phí cần phải đầu tư khi setup quán cafe nhỏ, tiếp theo bạn cần nắm rõ về quy trình setup.
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu mà quán cafe nhỏ hướng đến
Nếu quán cafe nhỏ của bạn hướng đến khách hàng trẻ như sinh viên, nhân viên văn phòng,… thì bạn có thể thiết kế, trang trí quán cà phê theo phong cách trẻ trung, hiện đại cùng các loại đồ uống đa dạng. Nếu bạn hướng đến khách hàng mục tiêu là trung niên thì không gian quán nên thiết kế đơn giản, đồ uống thì tập trung vào các loại trà, cafe để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Để thiết kế menu cho quán cafe nhỏ trở nên chuyên nghiệp, bạn cần tuân thủ các bước sau: lên danh sách đồ uống, danh sách thiết bị – dụng cụ, giá bán, tính lợi nhuận, tìm hiểu các nhà cung ứng nguyên liệu.
Đào tạo nhân viên bài bản trước khi khai trương quán cafe
Đào tạo nhân viên bài bản là một trong những khâu quan trọng góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ quán cà phê của bạn. Khi setup quán cafe nhỏ, ngay từ thời gian đầu bạn phải đào tạo quy trình phục vụ như: cách chào hỏi, tạm biệt, cách đưa menu, cách giới thiệu món,… Sau đó lên kế hoạch đào tạo nhân viên định kỳ theo tuần, theo tháng, để đảm bảo khách hàng luôn vui vẻ khi thưởng thức đồ uống tại quán.
Quy trình quản lý và vận hành quán cafe nhỏ hiệu quả
Khi setup quán cà phê nhỏ, việc quản lý và vận hành quán là rất quan trọng quyết định sự thành công của bạn. Bạn cần lựa chọn đúng phần mềm quản lý nhân viên, bởi vì:
- Giúp tính bảng lương nhân sự rõ ràng.
- Hệ thống chuyển order trực tiếp đến quầy thu ngân và đến khu bar nhanh chóng.
- Phân quyền nhân sự theo từng cấp độ, từng khâu. Khâu nào thì sử dụng đúng chức năng của khâu đó.
Xây dựng chiến lược Marketing quán cafe nhỏ thu hút khách hàng
Cho dù bạn kinh doanh quán cafe nhỏ hay mô hình kinh doanh lớn đều cần phải có chiến lược, hình thức Marketing riêng. Ví dụ: đầu tư thiết kế logo độc đáo, đầu tư vào đồng phục nhân viên, biển tên, xây dựng Fanpage, Youtube, chạy event,…
>>> Có thể bạn quan tâm: Cách lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả
7 hạng mục quan trọng nhất khi setup quán cafe nhỏ
Quá trình setup quán cafe nhỏ không hề đơn giản, nhất là những người mới bắt tay vào kinh doanh. Nó đòi hỏi chủ quán cafe cần có nhiều kiến thức, kỹ năng cũng như lên kế hoạch rõ ràng từ ban đầu.
Setup quầy pha chế
Nguyên tắc bất di bất dịch trong bất cứ quầy pha chế nào đó chính là nguyên tắc hoạt động 1 chiều. Vận hành và pha chế sẽ được đi theo một chiều, mà bước hoàn thiện chính là đưa đồ uống cho nhân viên phục vụ. Vậy thì setup quầy pha chế như thế nào sao cho hiệu quả?
- Cân nhắc đặt vị trí của tủ lạnh để nhân viên pha chế được thuận lợi nhất
- Sắp xếp kệ để dụng cụ khoa học, vừa tầm với, dễ lấy.
- Các thiết bị điện đặt xa nguồn nước để đảm bảo an toàn, tránh tình trạng chập điện hay cháy nổ.
- Máy pha chế nên hướng ra ngoài quán, sẽ tạo được phong cách đẹp cho quầy bar, đồng thời thể hiện được độ chuyên nghiệp của quán cafe.
- Thùng rác đặt chỗ kín, để bên ngoài nhìn vào không thấy được và cần đảm bảo vệ sinh cho quầy pha chế.
Setup khu vực phục vụ
Với những quán cafe nhỏ, thì khu phục vụ cần thiết kế đẹp mắt. Các đồ uống chủ đạo của quán cần được làm nổi bật đậm chất riêng của quán. Đây sẽ là nơi khách hàng order đồ uống trước khi chọn cho mình một chỗ ngồi lý tưởng. Thông thường, khu vực này sẽ được xếp chung với quầy pha chế để dễ dàng phục vụ khách nhanh chóng.
Setup bàn ghế quán cafe nhỏ đẹp
Bàn ghế quán cafe nhỏ cần phải được chú trọng đầu tư, bởi phần nội thất này không đơn giản chỉ là chỗ ngồi, mà còn là sự kết hợp hài hòa với phong cách thiết kế và tạo được sự thoải mái cho khách hàng. Hơn nữa, nội thất cũng góp phần tăng vẻ đẹp cho quán cafe của bạn.
Nếu quán cafe của bạn có diện tích từ 60-100m2, bạn nên bố trí 1 đến 2 bàn lớn dành cho đoàn khách đông người. Còn lại, chỗ ngồi thường là 2-6 chỗ/ bàn. Phân bổ bàn ghế sao cho khoa học để thuận tiện đi lại, nhân viên cũng phục vụ khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng nên lựa chọn bàn ghế đẹp, thoải mái nhất vì khách uống cafe thường có xu hướng ngồi lâu.
Khi setup quán cafe nhỏ, đại đa số những bạn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ chọn cách mua lại menu từ các quán lớn hoặc thuê chuyên gia setup riêng. Dù chọn cách nào, thì việc thiết kế menu cũng cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Phù hợp với đối tượng khách hàng: hương vị, phong cách thiết kế, giá bán hợp lý.
- Cần có những món ruột của quán, với mức giá thấp để tạo cảm giác chi phí phải chăng.
- Thường xuyên bổ sung các món mới theo trend.
- Thiết kế menu đa dạng, hấp dẫn và độc đáo.
Thiết kế đồng phục chuyên nghiệp
Thiết kế đồng phục cần hướng đến tiêu chuẩn lịch sự, thoải mái. Đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp, giúp nhân viên phục vụ thuận tiện trong quá trình làm việc. Bạn có thể chọn in logo, slogan lên đồng phục sao cho đẹp, nổi bật nhất. Đó cũng là một cách marketing hiệu quả cho thương hiệu cafe của bạn.
Setup phần mềm thanh toán
Nguyên tắc setup phần mềm thanh toán cho quán cafe nhỏ là chọn một phần mềm phù hợp, có các chức năng đáp ứng nhu cầu của bạn. Điều này sẽ tạo nên quy trình làm việc chuyên nghiệp, giúp bạn quản lý nhân sự, doanh thu và kiểm soát được nguyên vật liệu tồn kho hiệu quả nhất.
Chia sẻ kinh nghiệm setup quán cafe nhỏ theo phong cách
Cùng Nội Thất Trường Sa tham khảo thêm kinh nghiệm setup quán cà phê nhỏ quá một số phong cách dưới đây nhé.
Kinh nghiệm mở quán cà phê cóc
- Xác định nguồn vốn đầu tư quán cà phê cóc
- Lựa chọn loại hình kinh doanh quán cafe cóc như:
- Cafe xe đẩy có ghế ngồi thấp
- Cafe bệt hay cà phê xem bóng đá
- Cafe cóc trang trí theo phong cách cổ xưa
- Lên ý tưởng setup quán cafe phụ thuộc vào mô hình kinh doanh
- Mua sắm bàn ghế có kiểu dáng đơn giản, gọn gàng, dễ dàng gấp gọn
- Trau dồi kiến thức pha chế để tự lên ý tưởng menu
Kinh nghiệm setup quán cafe nhỏ đẹp
Setup quán cà phê nhỏ, đẹp là cả một quá trình. Vì vậy bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết để tạo nên một quán cafe nhỏ, đơn giản nhưng vô cùng bắt mắt.
- Lựa chọn bàn ghế nhỏ, vừa phải, theo phong cách đơn giản.
- Mẫu quán cafe này không cần quá cầu kỳ về không gian, trang trí, chỉ cần hướng đến sự thoải mái nhất cho khách hàng.
- Lựa chọn phong cách quán phù hợp như: quán cafe bình dân, cafe rang xay hay cafe vintage để thống nhất phong cách.
- Setup quán cafe nhỏ thì cafe nguyên chất rang xay pha phin sẽ được khách hàng ưa chuộng hơn.
Kinh nghiệm setup quán cafe take away
Với mô hình kinh doanh quán cafe take away, nhanh là tiêu chí quan trọng nhất của loại hình này. Vì vậy, khi setup quán cafe take away thì quầy pha chế đóng vai trò quan trọng nhất. Bạn nên thiết kế một quầy pha chế gọn gàng, tiện lợi sẽ giúp bạn kinh doanh thành công. Đặc biệt, bạn cần xây dựng menu đồ uống sao cho phù hợp cũng như tính giá vốn và giá bán dự kiến. Đây không chỉ là cở sở để phát triển thương hiệu mà còn tăng sự cạnh tranh với đối thủ.
Setup quán cà phê nhỏ phong cách Vintage
Để thành công với mô hình quán cà phê nhỏ phong cách Vintage, khi setup bạn cần có kế hoạch chi tiết từ khâu lựa chọn địa điểm cho đến cách trang trí làm sao cho ấn tượng nhất. Bạn có thể khai thác đặc trưng từng thời kỳ 70, 80, thời bao cấp để lựa chọn chủ đề trang trí quán cho phù hợp
Đặc điểm của phong cách vintage là những gì cũ kỹ, khi lựa chọn mặt bằng không nên chọn những vị trí trong khu trung tâm thương mại hay những tòa nhà văn phòng hiện đại. Lựa chọn địa điểm ở trong các khu tập thể cũ là sự chọn hoàn hảo dành cho bạn. Ngoài ra, khi trang trí quán cà phê bằng các loại bàn, ghế, đèn,… cũng cần mang vẻ đẹp cổ kính, phù hợp với phong cách thiết kế. Như vậy mới tạo được điểm nhấn ấn tượng đối với khách hàng.
Setup quán cafe nhỏ phong cách hiện đại
Setup quán cafe nhỏ theo phong cách hiện đại phần nội thất cần chú trọng vào những gam màu tươi sáng, đa công năng. Việc bố trí không gian quán cafe cần thiết kế hợp lý, để không gian riêng tư cho khách hàng thư giãn, vui chơi, làm việc,… Đây là mô hình kinh doanh quán cà phê nhỏ phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng từ sinh viên đến người đi làm.
Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến kinh nghiệm setup quán cafe nhỏ mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Hãy cân nhắc lựa chọn những phong cách thiết kế phù hợp nếu như bạn muốn thử sức với mô hình quán cafe nhỏ nhé. Nội Thất Trường Sa chúc cho việc kinh doanh cà phê của bạn thành công.
